Actualités & News·Evènements

Compte-rendu Réunion du Comité de Vie Maison des Associations 15 Avril 2019.

Liste des personnes et des associations présentes :

Monsieur Christophe BERTHIER, Adjoint au Maire délégué à la Vie Associative, la Diversité, la Lutte contre les Discriminations et à l’Accessibilité
Madame Véronique CONNORT, chef du Service Vie Associative.

Introduction par M. Christophe BERTHIER, adjoint au Maire délégué à la vie associative, à la fraternité, à la diversité, la lutte contre les discriminations et l’accessibilité, qui souhaite la bienvenue à toutes les personnes présentes, et rappelle que le
Comité de Vie est l’occasion d’échanger et de poser des questions sur tous les sujets qui concernent la vie de la Maison des Associations, et plus généralement sur les actions menées par la municipalité en faveur des associations locales.
Avant de commencer l’ordre du jour, Véronique CONNORT excuse l’absence d’Élodie FIEVET, la Directrice de la Maison des Associations, actuellement absente pour raisons de santé.

Les agents chargés de l’Accueil de la Maison des Associations
Associations Présentes :
– La Chouette Monnaie
– Cric and Co
– Court Circuit 21
– Harmonie par le Chant
– SOS Amitié
– ASCM
– Les Petits Frères des Pauvres
– La Maison de la Nature et du Paysage
– Cercle Généalogique de Côte d’Or
– CTP 21
– AGIR abcd
– la Ligue des Droits de l’Homme
– DDEN
– Amicale des Écoles Normales de Dijon
– les Amis des Allées du Parc.
– les Apprentis Comédiens
– AS Enseignants Dijon
– la Ligue de l’Enseignement
– Association Culturelle et Sportive Dijon Sud
– Action contre la Faim
– CRIJ BFC
– Club Unesco Dijon
– LICRA
– Les Enfants du Morvan
– Nari Nahane Messo
– Unis Cité
Associations Excusées
– Fédération des Centres Sociaux
– UFC Que Choisir

Ordre du Jour
1 Bilan Général 2018 Maison des Associations
1.1 Quelques Chiffres
1.2 Rappel des évolutions 2018
1.3 La vie de la Maison des Associations
1.4 Retour sur le Grand Déj’ des Associations
1.5 Les Assises Municipales 2018
1.6 Retour sur quelques Actions
2 Point sur les Formations et le CFGA
3 Rappel du Fonctionnement de la Maison des Associations
4 Retour sur les Rencontres Associatives
5 Les dates à retenir
6 Questions diverses
1. Bilan 2018
• 1.1 Quelques chiffres sur La Maison des associations :

4000m2 de locaux à disposition des associations
111 associations hébergées en janvier 2019
467 associations domiciliées en 2018
Environ 1200 associations utilisatrices au moins une fois dans l’année
26 après-midis de formations gratuites proposées en 2018
à destination des associations (23 en 2017)
Dont 10 après-midi concernant le CFGA (Certificat de Formation à la Gestion Associative).
◦ 6 personnes ont reçu ce certificat.
85833 visiteurs (2017 : 83627) soit + 2206 visites
5344 appels tél traités (4836 en 2016) soit + 508 appels (+ 10,5 %)
9450 réservations traitées dans l’année (4691 réservations de salles à la MDA et 4759 réservations de bureaux passagers), pour près de 27200 heures d’utilisation des salles
de réunion – en progression de plus de 600 h par rapport à 2017.
30 nouvelles domiciliations (30 en 2017) et 15 nouvelles inscriptions sur l’annuaire en ligne
12 expositions qui ont permis de valoriser des associations utilisatrices de la MDA en 2018 (10 expositions en 2017)

1.2 Rappel des évolutions 2018 de la Maison Des Associations
Aménagement de la MDA
• Une nouvelle banque d’accueil a été aménagée en avril 2018. Cela a nécessité l’aménagement d’un accueil provisoire le temps de démolir la banque actuelle et d’installer la nouvelle.
• L’espace boites aux lettres, l’accueil et le grand hall ont également été en travaux pendant un certain temps. Les murs ont été rafraîchis et un nouveau sol a été posé. Cela a entraîné des perturbations quant à l’accès à l’accueil, aux boîtes aux lettres et aux différents bureaux pendant un certain temps mais les agents d’accueil ont brillamment géré cette situation.
• Les impacts sont importants pour les agents (Un agencement qui favorise l’adoption de bonnes postures, plus de travail de biais, réglage désormais possible des sièges, plus d’espace à l’arrière des postes de travail.) mais aussi pour les usagers qui voient les agents dès leur arrivée et ont changé de comportement grâce aux couleurs vives et au mobilier moderne, qui privilégie les échanges entre agent/e/s d’accueil et usagers.

1 . 3 La vie de la Maison des Associations dans et hors les murs
FONDATION SNCF:
La MDA était partenaire de l’Appel A Projet de la Fondation SNCF répondant au thème «Faire ensemble avec nos différences», par le biais du RNMA (Réseau National des Maisons des Associations). Elle était référente auprès de la SNCF pour la région BFC. Elle a accompagné en 2018 10 projets et la Fondation SNCF en a retenu 4, pour une somme totale de 11 500 euros.
OBSERVATOIRE DE LA VIE ASSOCIATIVE DIJONNAISE: La MDA a lancé un questionnaire à l’ensemble des associations dijonnaises afin de réaliser un Observatoire de la Vie Associative Dijonnaise. 171 associations ont participé à l’ensemble des questions. Le travail de l’Observatoire doit maintenant s’appuyer sur l’analyse des données qui auront été recueillies grâce à ce questionnaire,  et qui permettront on l’espère de mieux connaître les difficultés, les besoins et les évolutions du monde associatif local, afin d’adapter les outils et les moyens mis à sa disposition. La réflexion portera également sur les outils de restitution qui seront présentés aux associations pour leur présenter les résultats de l’enquête.
Au sujet de cet Observatoire, une question est posée concernant le renouvellement de l’opération dans les années prochaines. Il n’a pas encore été décidé à quelle fréquence ce questionnaire sera envoyé aux associations, sachant que le service Vie associative a bien conscience du travail demandé pour répondre à ce type de questionnaire, qui ne peut pas être renouvelé trop souvent.
1.4 Le Grand Déj des Associations
LE GRAND DEJ DES ASSOCIATIONS: La MDA est partenaire du Grand Déj des Associations qui a eu lieu le 23 septembre 2018 (et se tiendra le dimanche 15 Sept. 2019).
Un bilan très positif en ce qui concerne les inscriptions: 235 associations inscrites (contre 220 associations en 2017. On peut se réjouir de la bonne adhésion des associations à l’inscription numérique au Grand Déj.
49 associations sportives sur le pré sportif qui, cette année, célébrait la Fête du Sport.
21 animations sur le pré animation (au bord du Lac Kir)
55 associations ont participé pour la première fois, soit un taux de renouvellement de 23% contre 15% en 2017.
Concernant le prix de la Ville, le thème retenu en 2018 était celui de la Fraternité.
Cinq associations ont été récompensées (prix de 1 500 € partagé entre les 5 associations) :

SOS REFOULEMENT, UNIS-CITE, L’ASSOCIATION DES ANCIENS RUGBYMEN DE COTE D’OR, LE CLUB UNESCO DE DIJON ET SES ENVIRONS, et L’ASSOCIATION DES VISITEURS DE MALADES DANS LES ETABLISSEMENTS HOSPITALIERS.
Pour le Prix de la jeunesse bénévole, 18 jeunes bénévoles (- de 25 ans) qui ont été proposés par les associations, ont été retenus.
Le Grand Déj 2019 aura lieu le 15 septembre prochain. Les inscriptions sont d’ores et déjà ouvertes (jusqu’au 15 juillet 2019).
M. BERTHIER précise que les associations seront à nouveau sollicitées cette année pour proposer des noms de jeunes bénévoles à récompenser. Concernant le prix de la Ville, le thème retenu cette année est celui de l’Environnement. Une sélection sera faite parmi les associations particulièrement investies dans ce domaine.
1.5 Les Assises Municipales des Associations
LES ASSISES MUNICIPALES 2018 : Elles se sont déroulées le 25 mai 2018.
Rappel des trois ateliers proposés
◦ Les différentes formes de Valorisation du Bénévolat
◦ La Pérennisation de l’emploi dans les associations.
◦ Kelle fabrik
• Nombres d’associations participantes: 114 associations Stands présents sur la matinée : différentes fondations proposant des financements aux associations via des appels à projets, Bourgogne Active, la ville de Dijon pour l’accès à la plate forme de demande de subventions, le Centre de Ressources Dijonnais de la Vie associative, l’association Unis-Cité pour une présentation des services civiques, l’AMACOD…
1.6 Retour sur quelques actions
DEUX COMITÉS DE VIE EN 2018 : Le 26 février et le 4 octobre.
C’est le moyen de favoriser les échanges entre les associations, mais aussi avec l’Élu à la Vie Associative. Ce comité est ouvert à toute association en lien avec la MDA. Sa vocation est de mutualiser les énergies et les moyens pour lancer et finaliser des projets initiés, de
recueillir les besoins des associations, notamment en matière de formations, d’informer sur les dispositifs liés à la vie associative et de diffuser des informations inhérentes au fonctionnement de la MDA. Il est aussi à l’initiative de moments d’échanges conviviaux entre tous les usagers de la MDA.
LE DON DE MATERIEL: La MDA est souvent sollicitée par des entreprises ou des grands magasins pour récupérer des invendus ou du mobilier de bureau. En 2018, plusieurs associations ont bénéficié de bureaux, chaises, armoires pour leur bureau. D’autres associations ont récupéré des jeux,-jouets ou du linge de maison. Des places de concerts
ont également été distribuées.
LA VENTE D’ORDINATEURS : une vente a eu lieu le 1er mars 2018 auprès des  associations qui s’étaient manifestées. Ces ordinateurs sont des équipements réformés pour vétusté mais encore en état de marche, qui proviennent du parc informatique de la ville de Dijon. Ils sont proposés aux associations au prix de 50 € l’unité (PC, écran, clavier,
souris). Cette vente n’a pas lieu tous les ans, mais seulement lorsque la quantité de matériel réformé est suffisante pour pouvoir organiser la vente. Aucune date n’est programmée pour le moment.
LA BOURSE AU PERMIS: La plate forme Mobilité qui gère par délégation le dispositif, s’appuie sur la Maison des Associations afin de favoriser la mise en relation des bénéficiaires de cette bourse avec les responsables d’associations et faciliter le suivi de ce temps. Plus de 15 jeunes ont été mis en relation avec des associations pour effectuer 70 h de bénévolat.
LA BOURSE MUNICIPALE ETUDIANTE : le service Education supérieure de la ville de Dijon s’associe chaque année à la Maison des Associations pour organiser une soirée au cours de laquelle les étudiants bénéficiaires de la bourse municipale étudiante peuvent rencontrer les associations qui les accueilleront pour effectuer 12 h de bénévolat.
Plusieurs dates de rencontres avec les associations en 2018 :
• 22 janvier 2018, vœux aux associations et galette partagée
• 31 janvier 2018: soirée Bourse étudiante 2017/2018
• 16 mars 2018 : accueil d’une délégation de la ville de SKOPJE (République de Macédoine) dans le cadre des rencontres France-Balkans.
• 22-23 mars 2018: participation au Salon des Seniors
• 5 avril 2018 : visite de M le Maire de la ville de Tours, dans le cadre des journées de France Urbaine (projet de la ville de Tours de mettre à disposition des associations
une maison des associations),
• 14 juin 2018: Inauguration du nouvel accueil de la MDA
+ Fête de la MDA
• 20 septembre 2018: Concert de rentrée avec l’association Tankashila
• 6 octobre 2018: Journée des nouveaux habitants.
• 8 décembre 2018 : remise de médailles par la Société d’Encouragement au bien, dans le cadre de la Journée Mondiale du Bénévolat
• 10 décembre 2018 : soirée Bourse étudiante 2018/2019
Concernant la journée des nouveaux habitants, une association qui participait à cette manifestation en 2018 signale que l’installation des associations à l’Hôtel de Ville n’était pas satisfaisante (manque de place et de visibilité), et que de ce fait elle n’y participera plus à l’avenir . Cette remarque sera transmise aux Affaires Générales qui organisent la
manifestation.

2. Point sur les Formations et le CFGA
Marion Munier, du Centre de Ressources Dijonnais de la Vie Associative, présente le programme de formations proposé aux associations.
Au travers des contenus de formation, nous cherchons a apporter des outils ou des éléments de réponse à des problématiques rencontrées par les associations ou les porteurs de projets. Ces formations sont gratuites.
Principalement animées par des bénévoles du tissu associatif dijonnais, des agents ou des partenaires de la ville de Dijon tels que le CRDVA, nous remercions tous les intervenants qui prennent sur leur temps pour partager leurs compétences et leurs connaissances.
Pour le programme 2019, les associations doivent s’inscrire au semestre.
En effet, certaines personnes s’inscrivaient pour l’année et ne venaient pas le jour des formations. Un mail de rappel est désormais envoyé à toutes les personnes inscrites. Pour le second semestre, les inscriptions débuteront le 20 mai prochain.
En plus des formations, la MDA organise, tout au long de l’année et en fonction de l’actualité associative, des conférences, des soirées/débats, des temps d’échanges et de rencontre avec des professionnels et des bénévoles impliqués dans la vie associative.
Cette année encore, la Ligue de l’Enseignement délivre le CFGA:
Le Certificat de Formation à la Gestion Associative est un dispositif mis en place par le décret n° 2008-1013 du 1er octobre 2008.
Il est délivré aux membres d’une association, âgés de seize ans minimum, qui ont suivi une formation théorique et pratique en vue de l’exercice de responsabilités bénévoles dans la gestion administrative, financière et humaine d’une association. Les formations théoriques destinées à l’obtention de ce certificat sont inclues dans le programme de formation proposé par la MDA, et ont été regroupées cette année sur le premier semestre 2019.
Cependant, ces formations sont également ouvertes aux personnes qui ne souhaitent pas suivre le cursus CFGA.
• Le CRDVA propose de nouveau cette année un accompagnement à la prise en main des outils numériques pour les associations (site Internet, partage de documents, réseaux sociaux, outils de présentation, etc). Ne pas hésiter à contacter le CRDVA pour tout
renseignement sur cet accompagnement, qui est bien sûr gratuit.
3. Fonctionnement de la Maison des associations
Rappel des règles de fonctionnement, respect du règlement intérieur.
Les agents chargés de l’accueil et les associations nous font part trop souvent d’un certain «laisser-aller» de la part de certaines associations quant au respect du matériel et des règles établies par le Règlement
Intérieur.
Pour rappel:
• les chaises n’ont pas à changer de salles
• les tables ne doivent pas être bougées, si elles le sont, merci de remettre en place à la fin de votre réunion
• les lumières doivent être éteintes en partant, dans les salles ET dans les bureaux
• les fenêtres doivent être fermées, dans les salles ET dans les bureaux
• les salariés des associations NE DOIVENT pas laisser entrer
d’autres personnes avant 09 h (heure d’ouverture de la Maison des Associations au public), ni bloquer les portes en position ouverte après 21 h pour laisser entrer des personnes qui n’auraient aucun lien avec les associations encore présentes dans le bâtiment
• la salle de convivialité doit être nettoyée par ses utilisateurs (micro-ondes, tables)
• le parking n’est disponible qu’aux associations ayant l’autorisation
• une benne à verre se situe de l’autre côté du trottoir, merci d’y mettre vos bouteilles en verre et de ne pas les laisser dans la salle
• un local poubelle est à votre disposition, merci de demander les clés à l’accueil
• les réservations de salle se font dans la limite des places disponibles
Le respect de ces quelques règles est essentiel pour le bon fonctionnement de l’établissement, et la satisfaction de tous.
4. Retour sur les Rencontres Associatives du 8 avril 2019
Bilan : 178 associations inscrites, plus de 350 personnes présentes.
Une nouvelle formule en soirée, qui a permis à des associations qui ne pouvaient pas forcément être présentes en journée d’assister à cette manifestation. Voir pour alterner les années prochaines entre la formule « rencontres » en soirée, et la formule « assises » avec des ateliers ?
Pour information, les contenus des diaporamas présentés lors de la soirée sont disponibles sur le site de la ville de Dijon (rubrique vie quotidienne/associations).
Plate forme de mise en relation associations/Dijonnais pour le bénévolat : 12 associations inscrites pour participer au groupe de travail qui réfléchira à la forme que prendra cette plate forme.
Les associations vont être contactées pour une prochaine réunion. Une association demande si d’autres outils sont actuellement à disposition pour mettre en relation les personnes souhaitant s’engager et les associations. Il lui est répondu qu’il existe un annuaire des associations sur le site de la ville, qui permet de savoir les associations existantes sur un thème ou dans un quartier donné. France Bénévolat propose
également une plate forme payante aux associations pour qu’elles puissent proposer leurs missions de bénévolat. La création de cette nouvelle plate forme « ville de Dijon » correspond bien à un véritable besoin.
5. Les prochaines dates à retenir :
• Demandes de subventions 2019 : la plate forme de dépôt des demandes est actuellement ouverte jusqu’au 26 avril prochain.
• La fête de la MDA: 14 juin sur la pause méridienne, sous la forme de la fête des voisins. Chacun emmène quelque chose à grignoter.
• Formations Subventions 2020: 17 juin et 29 août, 18h à la MDA (un mail sera envoyé aux associations pour qu’elles s’inscrivent)
• Horaires d’été: du lundi 15 juillet au dimanche 25 août, pour rappel 9h-12h                    Après-midi : 13h30-17h30.
• Grand Déj des Associations: 15 septembre (inscriptions avant le 15 juillet)
• Journée des nouveaux Habitants le 5 octobre
• Réception remerciement des Bénévoles du Grand Déj, le 10 octobre
6. Questions diverses
• Sécurité du bâtiment : les locaux mis à disposition de l’association Kelle Fabrik, au sous-sol de la Maison des Associations, ont été fracturés dans la nuit du 15 au 16 mars dernier, et plusieurs matériels appartenant à l’association ont été volés, ainsi que du matériel mis à disposition des associations par la MDA dans l’espace de convivialité (micro-ondes, bouilloire). Les auteurs se sont introduits en fracturant des portes extérieures à l’arrière du bâtiment, et ont pris la précaution de ne pas franchir la limite des locaux qui ne sont pas couverts par la détection intrusion, afin de ne pas déclencher les alarmes du bâtiment.

Une réunion a eu lieu avec les services municipaux compétents le 5 avril dernier pour
étudier différentes solutions permettant de renforcer la sécurité du sous-sol.
Cet incident met en évidence l’importance pour chacun d’être vigilant, la sécurité est l’affaire de tous ! Le rappel des règles concernant le fonctionnement de la Maison des Associations a donc toute son importance.
POUR RAPPEL : en cas d’absence des agents d’accueil, notamment après 21 h, toute personne constatant une situation anormale (porte extérieure ouverte ou fracturée, fenêtre cassée…) ou un comportement suspect (individu cherchant à se dissimuler
dans les locaux, ou à entrer après 21 h sans être invitée par une association…), doit appeler le PC Sécurité du Poste de Pilotage Connecté (PPC) OnDijon, au 03 80 74 52 90.

(7 j/7, 24 h/24). Celui-ci pourra prévenir les services compétents, et donner l’alerte si nécessaire.
• Une boîte à livres est désormais installée dans le hall de la maison des associations. Les associations et les usagers de la Maison des associations qui le souhaitent peuvent librement déposer ou prendre des livres (système d’échange gratuit).

• Une association signale qu’elle souhaite changer son code d’accès au photocopieur, celui-ci ayant été très certainement piraté. Le nécessaire sera fait auprès de la Direction des Systèmes d’Information. A cette occasion, il est rappelé aux associations
bénéficiant de ce service de penser à se déconnecter une fois les photocopies faites pour que l’utilisateur suivant n’utilise pas leur connexion pour faire ses propres photocopies.
• Des tableaux blancs avaient été déposés dans les bureaux passagers pendant le temps des travaux de réfection, et tous n’ont pas été reposés. Vérification sera faite et un nouvel achat de tableau sera fait si nécessaire.
L’ordre du jour étant épuisé, les personnes présentes se retrouvent autour du verre de l’amitié.

Un grand merci à toutes et tous les participant(e)s !

L’Organisateur.

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